ÜLGEN HUKUK & DANIŞMANLIK- ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ

GİRİŞ

İşbu Çalışanlar İçin Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”); Kızılırmak Mah. 1443. Cad. 1071 Rezidans B Blok, No: 25/40 Çankaya/Ankara adresinde kain, 9050374269 VKN ile faaliyet gösteren İlkim Ülgen (“Ülgen Hukuk & Danışmanlık”) olarak çalışanlarımızın kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesinin ve verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmelerinin sağlanması amacıyla hazırlanmıştır. Ülgen Hukuk & Danışmanlık paylaşılmış olan tüm kişisel veriler hukuka uygun bir şekilde, faaliyet ve hizmet amaçlarımız ile bağlantılı ve ölçülü olarak işlenecektir.

• Tanımlar

İşbu Aydınlatma Metni’nde kullanılan kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri ve veri işleme kavramları KVKK’nda yapılan tanımlara istinaden kullanılmıştır. KVKK’nda öngörülen “kişisel veri” kavramı kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi; “kişisel verilerin işlenmesi” kavramı ise, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

• Kişisel Verilerin İşlenmesi İlkeleri

KVKK madde 4 uyarınca veri sahibine ait kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme kurallarına uygun şekilde, veri sorumlusu Ülgen Hukuk & Danışmanlık tarafından aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenecektir.

• İşlenen Kişisel Veriler

Ülgen Hukuk & Danışmanlık, tarafınıza ait Kimlik Bilgileri (Ad Soyad, Anne- Baba Adı, Cinsiyet Bilgisi, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Fotoğraf, İmza, Nüfus Cüzdanı Fotokopisi, Nüfus Cüzdanı Seri ve Sıra No, T.C. Kimlik Kartı Fotokopisi, TC Kimlik No), İletişim Bilgileri (İkamet/Diğer Adres Bilgisi, E-Posta Adresi, Ev/Cep Telefon No), Özlük Bilgileri, (Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği, İkametgah Belgesi, SGK Sicil Numarası, Fotoğraf, Belirli/Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi ve varsa ekleri, Askerlik Terhis veya Tecil Belgesi, İşe Giriş-Çıkış Kayıtları, Çalışma Belgesi, Personel İş Başvuru ve Bilgi Formu, Özgeçmiş, İş Göremezlik Raporu, İş Güvenliği Tutanağı, İmzalı Bordro ve Hesap Pusulası, İbraname, SGK Hizmet Dökümü, Yazılı Savunmalar, Disiplin Soruşturması, Puantaj Kayıtları, Performans Değerlendirme Raporları, Tutanaklar, İş kazası Bildirimleri) Finans Bilgileri (IBAN Numarası, Banka Hesabı Açılışı, Banka Hesap Cüzdanı Fotokopisi, Maaş Bilgisi), Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri (Adli Sicil Kaydı, Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler, Güvenlik Tedbirlerine İlişkin Bilgiler), Hukuki İşlem Bilgileri (Adli Makamlarla Yazışmalardaki Belgeler, Dava Dosyasındaki Bilgiler), Mesleki Deneyim Bilgileri (Diploma Bilgileri, Transkript Bilgileri, Meslek İçi Eğitim Bilgileri, Zorunlu Staj Bilgileri, Almış Olduğu Kurumsal Eğitim/Kurs/Sınav/Sertifikalarla İlgili Belge Fotokopileri, Avukatlık Ruhsatı (Asıl veya Onaylı), Önceki İş Tecrübesi, Yabancı Dil Bilgileri), İşlem Güvenliği (Log kayıtları, Giriş-Çıkış Kayıtları, IP Adresi, Hedef IP/Alan Adı Kayıtları, Elektronik Erişim/Aktivite Kayıtları), Görsel ve İşitsel Kayıtlar (Fotoğraf) aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda, ilgili kişinin açık rızası veya hukuka uygunluk nedenlerinin herhangi birini karşılaması halinde işlenmektedir.

• Kişisel Verilerin İşlenmesi Amaçları

Ülgen Hukuk & Danışmanlık, kişisel verilerinizi aşağıda sayılan amaçlar kapsamında işlemektedir: 

• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,
• Denetim/Etik Faaliyetlerin Yürütülmesi,
• Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Erişim yetkilerinin yürütülmesi,
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İzin ve yıllık izin süreçlerinin yürütülmesi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi,
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Talep/şikayetlerin takibi,
• Ücret politikasının yürütülmesi,
• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,
• Yetenek/kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
• Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla, KVKK madde 5 ve madde 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenecektir.

Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri kişisel verileri; istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması sebebiyle işlenmektedir.

Kişisel veri işleme amaçlarında değişiklik olması halinde Ülgen Hukuk & Danışmanlık her zaman işbu Aydınlatma Metni’nde değişiklik yapma hakkını saklı tutar.           

• Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Ülgen Hukuk & Danışmanlık, kişisel verilerin aktarılması konusunda, KVKK’de öngörülen düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmektedir. KVKK ve sair mevzuatın öngördüğü istisnai hallerde ise kişisel verilerin yetkili kılınan idari veya adli kurum veya özel kuruluşlara aktarılması esnasında mevzuatta öngörülen şekil ve sınırlamalara uygun davranılmasına azami özen gösterilmektedir.

Ülgen Hukuk & Danışmanlık, 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlediği Çalışan kişisel verilerinden aktarımın; ilgili kişi ile veri sorumlusu arasındaki bir sözleşmenin ifası veya ilgili kişinin talebi üzerine alınan sözleşme öncesi tedbirlerin uygulanması için zorunlu olması, aktarımın, ilgili kişi yararına veri sorumlusu ve diğer bir gerçek veya tüzel kişi arasında yapılacak bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak Gmail, Outlook veya Google Drive kullanımı sebebiyle yurt dışına aktarabilmektedir.

Kişisel verileriniz;

• Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere;
• Zorunlu Bireysel Emeklilik Sigortası’na katılımını sağlama yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla anlaşmalı sigorta şirketlerine;
• Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla avukatlar da dâhil ilgili yargı makamlarına;
• Muhasebesel kayıtların sürdürülebilmesi adına muhasebe konusunda görevli gerçek veya tüzel kişilere;
• Çalışan ücret ödemelerinin gerçekleştirilmesi adına anlaşmalı bankalara; KVKK madde 8 ve madde 9’da belirtilen kişisel veri aktarma şartları ve amaçlarına uygun olarak aktarılabilecektir.

• Kişisel Verilerin/Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Ülgen Hukuk & Danışmanlık ile iş ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi süreçlerinde çalışanın kendisi tarafından tarafımıza iletilen belgeler ve her türlü yazılı doküman, özellikle yazılı sözleşme, özlük dosyası, e-posta, fiziken evrak teslimi, kamera sistemleri, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve nadiren sair iletişim kanalları vasıtasıyla, bir veri kayıt sistemlerinin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilebilmektedir. Kişisel verileriniz Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu metinde belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

Söz konusu kişisel verilerinizin Ülgen Hukuk & Danışmanlık tarafından işlenmesindeki hukuki sebepler; tarafınızca KVKK madde 5/1 uyarınca verilen açık rıza ve KVKK madde 5/2/a, 5/2/c, 5/2/ç, 5/2/e ve 5/2/f ile madde 6/3’te belirtilen açık rızanın istisnası olan hallerdir. Kişisel verileriniz belirtilen hukuki sebeplerle başta 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu olmak üzere yürürlükte olan her türlü mevzuata uygun şekilde ve işbu Aydınlatma Metni madde 4 ve madde 5’de belirtilen amaçlarla Ülgen Hukuk & Danışmanlık tarafından toplanmaktadır.

• Verilerin İmha Edilmesi

Ülgen Hukuk & Danışmanlık, işlenen kişisel verilerinizi mevzuatla belirlenen sürelerde saklamaktadır. Ancak kişisel verilerinizin saklanma süresine ilişkin mevzuatta ayrıca sürenin belirlenmemiş olması halinde; kişisel verileriniz Ülgen Hukuk & Danışmanlık’ın o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak Ülgen Hukuk & Danışmanlık’ın uygulamaları ve ticari teamüller uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar ve bu süreden sonra sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla gerekliliği ortaya konulan süreler boyunca saklanmaktadır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra KVKK madde 7 uyarınca söz konusu kişisel verileriniz ilk imha tarihinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

• Veri Sahibinin Hakları

Veri sahipleri, veri sorumlusu olarak hareket eden Ülgen Hukuk & Danışmanlık’a başvurarak kendisiyle ilgili; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verisinin işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişiler hakkında bilgilendirilme; kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme; KVKK madde 7’de belirtilen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep etme; KVKK madde 11/d ve madde 11/e uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca tarafınızca yapılacak başvurularda ad- soyad, başvuru yazılı ise imza, elektronik ise e-imza veya mobil imza, TCKN, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur. İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakların kullanılması adına ilgili hakka ilişkin açıklamayı içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmekle, ilgili bilgi ve belgeleri başvuruya eklemekle yükümlüdür.

Bahsi geçen başvurular;

• Ülgen Hukuk & Danışmanlık’ın Kızılırmak Mah. 1443. Cad. 1071 Rezidans B Blok, No: 25/40 Çankaya/Ankara adresine bizzat, elden, yazılı olarak,
• Noterlikler marifetiyle Ülgen Hukuk & Danışmanlık’ın Kızılırmak Mah. 1443. Cad. 1071 Rezidans B Blok, No: 25/40 Çankaya/Ankara adresine talep göndermek suretiyle,
• Kayıtlı elektronik posta aracılığı ile info@ulgen.av.tr adresine göndermek suretiyle, yapılabilir.

İlgili kişinin kendisi dışında bir üçüncü kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş noter tasdikli özel vekâletname bulunmalıdır. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır. İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Bu kapsamda usulüne uygun bir şekilde Ülgen Hukuk & Danışmanlık’a ileteceğiniz talepleriniz, en geç otuz gün içerisinde sonuçlandırılacaktır. Söz konusu taleplerinizin sonuçlandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Ülgen Hukuk & Danışmanlık tarafından başvuru sahibinden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Ülgen Hukuk & Danışmanlık tarafından CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamı üzerinden başvurunuza cevap verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyetini geçmeyecek şekilde belirlenen ücret talep edilebilecektir. Ülgen Hukuk & Danışmanlık, talep konusu kişisel verinin gerçek sahibi olup olmadığınızı tespit etmek adına tarafınızdan gerekli bilgi ve belgeleri talep edebilir ve başvurunuzda belirtilen hususları netleştirmek adına tarafınıza başvurunuz ile ilgili soru yöneltebilir.

Ülgen Hukuk & Danışmanlık talebinize ilişkin cevabını yazılı olarak veya elektronik ortamda tarafınıza bildirecektir. KVKK madde 14 gereğince başvurunuzun reddedilmesi, Ülgen Hukuk & Danışmanlık tarafından verilen cevabı yetersiz bulmanız veya başvurunuza süresi içerisinde cevap verilmemesi hâllerinde; Ülgen Hukuk & Danışmanlık’ın cevabını öğrendiğiniz tarihten ya da cevap vermememiz hâlinde cevap süremizin bitimi tarihinden itibaren 30 (otuz) ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.